Como controlar a empresa sem criar burocracias


É importante que a empresa encontre a dose certa de equilíbrio entre processos rígidos e autonomia para as pessoas

Editado por Priscila Zuini, de 
Stock Exchange
Papelada
Como manter o controle da empresa sem criar burocracias
Escrito por Felipe Gasko, da Endeavor Brasil
Quando mais e mais pessoas começam a trabalhar em uma organização que está crescendo, é normal que as maneiras de executar tarefas do dia-a-dia de cada um sejam diferentes, e que isso possa gerar dificuldades operacionais e inconsistência nas entregas para o cliente, causando insatisfação. Pensando nisso, definir e implementar processos claros passa a ser uma necessidade para negócios em expansão.

Qual é o procedimento para a realização de um orçamento? Onde devem ser registrados os pedidos? Como manter atualizada a lista de contato dos clientes? Com todas essas perguntas, é importante que começar se preocupando em registrá-las na forma de manuais e fluxogramas. Lembrando que o registro das informações deve ser feito em um sistema que permita a busca por todos da empresa que precisarem ter este acesso.
O que também observamos, trabalhando ao lado de empreendedores, é que se você sonha grande, vai ser inevitável se deparar com a implantação de um ERP, Entreprise Resource Planning, nome em inglês que define os sistemas que são usados para planejar e controlar o uso de recursos e os processos dentro das empresas.
Pode não ser a atividade mais divertida que irá exercer, mas se quer que a sua empresa cresça aceleradamente, vai precisar implantar processos robustos. No início, a planilha Excel até pode servir para controlar o fluxo de caixa e o orçamento, mas cedo ou tarde será necessário acabar com as múltiplas versões da planilha e adotar um sistema mais completo.
O ERP é uma ferramenta que, quando bem utilizada, permite uma visão integrada do que está acontecendo na empresa. Mas tome cuidado – adotar um sistema mais complexo do que a atual necessidade da empresa pode gerar trabalho desnecessário, e comprometer a agilidade do negócio. Por isso, procure entender exatamente quais são os processos que precisam ser executados, e busque uma ferramenta capaz de sistematizá-los. Afinal, não adianta ter um console de Boeing para pilotar uma bicicleta.
Felizmente, há toda uma gama de ferramentas para os mais diferentes tamanhos e setores de empresa. Desde sistemas simples, na nuvem, para controle financeiro de pequenas empresas, como o ContaAzul ou o Tiny, até softwares mais completos, como os da TOTVS, SAP, Oracle ou ainda o Open ERP, que é open source.
E como fazer tudo isso sem que o dia a dia dos funcionários se pareça com o cotidiano de uma repartição pública, ocupado por formulários e telas de sistema cada vez mais complexos?
Da mesma forma que o líder de uma empresa deve ter um bom equilíbrio entre os espíritos empreendedor e gestor, é importante que a empresa encontre a dose certa de equilíbrio entre processos rígidos e autonomia para as pessoas.
A cada etapa do negócio as pessoas sabem exatamente “o que” e “como” elas tem que fazer? Qual é a maneira mais simples de garantir que esse conhecimento chegue a todos? Desenhar as etapas na parede do escritório? Fazer treinamentos? Criar uma área de TI?
Procure fazer essas reflexões, com foco em implementar apenas o nível necessário de controle, sem exageros. Uma vez escolhido o método, busque esgotar as possibilidades com ele antes de partir para o próximo. E antes de culpar o insucesso da ferramenta procure ainda garantir que as pessoas se adaptem à nova rotina.

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